Dit beleid helpt om met iedereen die als vrijwilliger sterk betrokken is bij Het Wapen, prettige en goede werkafspraken te maken.

 

Organisatie

Het dagelijks bestuur heeft de verantwoordelijkheid voor het vrijwilligerswerk. Zij benoemt de vrijwilligers en organiseert desgewenst scholingsmogelijkheden voor vrijwilligers.

De beheerder van Het Wapen van Reek draagt de dagelijkse verantwoording voor de organisatie, uitvoering en begeleiding van de vrijwilligers. Deze is het eerste aanspreekpunt en draagt o.a. zorg voor:

• de introductie, instructie en begeleiding van vrijwilligers,
• de informatie over het vrijwilligersbeleid en de uitvoering van het vrijwilligerswerk,
• afspraken met vrijwilligers wat betreft plaats, tijd en begeleiding,
• bemiddeling bij onduidelijkheden, meningsverschillen of spanningen en functioneert als eerste vertrouwenspersoon voor vrijwilligers,
• houdt de belangen van de vrijwilliger in het oog, stelt zich open voor vragen, suggesties en kritiek van de vrijwilliger,
• bevordert de contacten en de werksfeer tussen de vrijwilligers.

 

Nieuwe vrijwilliger

Een beoogd vrijwilliger heeft een  (eerste) kennismakingsgesprek met de beheerder en eventueel een afgevaardigde van het bestuur. In dit gesprek maken zij afspraken over tijden, taken, evaluatiedatum, enzovoort. Als er overeenstemming is, benoemt het dagelijks bestuur de vrijwilliger. Bij aanvaarding zal de nieuwe vrijwilliger door de beheerder vermeld worden op de lijst van vrijwilligers ten behoeve van af te sluiten verzekeringen en zal hij of zij een exemplaar van het vrijwilligersbeleid en het huishoudelijk regelement ontvangen. Het is voor de vrijwilliger zelf en voor de organisatie van belang om duidelijke afspraken te maken en deze ook vast te leggen. Binnen de organisatie vindt een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken plaats door wederzijdse ondertekening van een vrijwilligersovereenkomst.

Na ondertekening van de overeenkomst wordt u beschouwd als vrijwilliger van Het Wapen van Reek met alle rechten en plichten zoals hieronder vermeld. Rechten en plichten volgens enige cao of dergelijke zijn voor u niet van toepassing.

De beheerder zorgt voor een introductie en instructie. Na één à twee maanden zal de beheerder met de nieuwe vrijwilliger bespreken of beide partijen tevreden zijn met de gang van zaken.

 

Rechten en plichten vrijwilliger

U heeft als vrijwilliger recht op:

• een kennismakings- en inwerkperiode onder begeleiding van de beheerder;
• te worden ingezet volgens de afspraken welke zijn neergelegd in de vrijwilligersovereenkomst,
• het indelen van de eigen werktijden, op basis van de eigen inschatting van de vrijwilliger,
• Als bij een activiteit minder dan 4 personen aanwezig zijn, heeft de vrijwilliger het recht om te besluiten de activiteit af te ronden,
• een correcte en respectvolle bejegening,
• het doen van een beroep op de WA- of ongevallenverzekering voor zover van toepassing,
• informatie, begeleiding, overleg en eventueel scholing voor zover gewenst en noodzakelijk in het kader van het goed kunnen uitvoeren van het vrijwilligerswerk,
• een vergoeding van, voor de organisatie, gemaakte onkosten,
• aandacht voor problemen of dreigende problemen bij de beheerder of bij het bestuur,
• bemiddeling bij onduidelijkheden, meningsverschillen of spanningen,
• het doen van aanbevelingen en suggesties over (de inhoud van) vrijwilligersfuncties, bij de

beheerder of het bestuur,

• het ontvangen van een getuigschrift indien gewenst,
• 3 gratis non-alcoholische consumpties per dagdeel tijdens de uitvoering van het vrijwilligerswerk.
• een incidenteel gebruik van het Wapen van Reek voor een besloten bijeenkomst t.b.v. een eigen persoonlijke gebeurtenis. Er worden dan geen huurkosten berekend.

U heeft als vrijwilliger de plicht:

• het vrijwilligerswerk uit te voeren volgens de visie en uitgangspunten van de stichting en de afspraken zoals vastgelegd in de vrijwilligersovereenkomst en dit vrijwilligersbeleid,
• verricht de afgesproken taak zo goed mogelijk, volgens de werkafspraken, met begrip en verantwoordelijkheidsgevoel voor organisatie en bezoekers/gebruikers,
• alleen zelf vanuit de bar en keuken de bezoekers/gebruikers te bedienen,
• in goede samenspraak samen te werken met andere vrijwilligers en de beheerder,
• om aangeboden giften, in welke vorm dan ook in de fooienpot te doen,
• zorgvuldig om te gaan met goederen en taken die door stichting aan zijn of haar zorg zijn toevertrouwd,
• om zelf of samen met de beheerder melding te doen van incidenten met bezoekers/gebruikers in de accommodatie. Onze medewerkers zijn bhv’er. Indien aanwezig kunt u bij calamiteiten altijd op hen terugvallen,
• om u te onthouden van mededelingen aan derden over zaken die u uit uw positie als vrijwilliger bekend zijn geworden, zowel over de organisatie als over andere vrijwilligers. Deze verplichting geldt eveneens na beëindiging van de overeenkomst,
• vervanging te regelen wanneer u zelf verhinderd bent,
• alleen non-alcoholische consumpties te nuttigen tijdens de uitvoering van het vrijwilligerswerk,
• om, indien uitkeringsgerechtigd, zelf met de uitkerende instantie in contact te treden. De organisatie is niet aansprakelijk voor mogelijke consequenties.

 

Werkafspraken

Sleutelregeling

Indien nodig ontvangt de vrijwilliger ten behoeve van de uitvoering van zijn of haar werkzaamheden één of meer sleutels van de accommodatie en een toegangscode voor het alarmsysteem (nummers en benaming ruimten).  De sleutel en de alarmcode is alleen voor eigen gebruik. Na beëindiging van de vrijwilligersovereenkomst, levert de vrijwilliger de sleutel in bij de beheerder.

 

Opening gebouw

Ten behoeve van de verzekering is er een inbraakalarm geïnstalleerd en zijn de sloten van de deuren en de ramen aangepast. Als er geen personeel aanwezig is moet bij binnenkomst het alarm worden uitgezet. Als iemand met zijn code het alarm uitzet, ziet de beveiligingsdienst met welke code er is geopend. De beheerder heeft een lijst van namen en codes. Het is dus een goede zaak dat u alleen zelf uw code gebruikt, omdat uw naam wordt geregistreerd. Als het alarm onverhoopt afgaat, dan belt de alarmcentrale eerst naar het dorpshuis. U dient dan de telefoon aan te nemen en uw ID-nummer en pincode door te geven, die hangt op het prikbord op kantoor. De alarmcentrale zal dan verder geen actie ondernemen.

 

Afsluiting gebouw

Wanneer er geen personeel is en u verlaat het dorpshuis dan dient u alle (nood)uitgangen weer af te sluiten. Ook dient u het inbraakalarm aan te zetten. Vergeet dit alstublieft niet te doen, want onze spullen in het gebouw zijn anders niet verzekerd.

 

Consumpties in geval van werkzaamheden of vergaderingen

De vrijwilligers drinken geen alcohol tijdens de werkzaamheden. Vrijwilligers mogen koffie, thee en frisdranken op rekening van het dorpshuis gebruiken. Per dagdeel mogen vrijwilligers op kosten van het dorpshuis 3 gratis consumpties nuttigen. Als vrijwilligers of bestuursleden besprekingen voeren met derden in het belang van het dorpshuis, dan zijn de daarbij gebruikte consumpties voor rekening van het dorpshuis.

 

Brandveiligheid

Tijdens de introductie en instructie door de beheerder, krijgt u informatie over wat te doen bij brand.

 

Ziekte of verhindering

In beginsel dient bij verhindering de vrijwilliger zelf voor vervanging zorg te dragen. De vrijwilliger meldt zo spoedig mogelijk bij de beheerder (of daartoe aangewezen vrijwilliger) als hij/zij niet kan komen werken in geval van ziekte of verhindering en wie hem vervangt. De beheerder (of daartoe aangewezen vrijwilliger) is verantwoordelijk voor vervanging van de vrijwilliger wanneer deze dat zelf niet kan regelen.

 

Vergoedingen

Wanneer een vereniging een vrijwilliger ter beschikking stelt die de rol van gastvrouw/gastheer voor de eigen vereniging vervult en waardoor het reguliere personeel niet ingezet hoeft te worden, kan een korting op huurprijs voor de vereniging afgesproken worden.  Docenten muziekvereniging openen/sluiten, maar doen geen bar. Nemen zij de rol van gastvrouw/heer dan over?  Om discussie met muziekvereniging te voorkomen, deze zin nog scherper formuleren??

Maar wanneer een vrijwilliger op verzoek van de beheerder de rol van gastvrouw/gastheer voor het gebouw vervult (dus ook voor andere gebruikers dan die van de eigen vereniging) en waardoor het reguliere personeel niet ingezet hoeft te worden, heeft de vrijwilliger recht op de wettelijke belastingvrije vrijwilligersvergoeding. De vrijwilliger kan ook kiezen voor een korting op de huurprijs van zijn/haar vereniging die tijdens de werktijden van de vrijwilliger een ruimte huurt.

 

Overige vergoedingen

Kosten die de vrijwilliger maakt in opdracht van de stichting of die voortvloeien uit de vrijwilligersfunctie, zoals materiaalkosten of boodschappen voor bijvoorbeeld een kookactiviteit, worden vergoed. De vrijwilliger kan na het overleggen van de bonnetjes bij de penningmeester de gemaakte kosten retour krijgen. Uitgangspunt is dat vrijwilligers geen kosten hoeven te maken om aan het vrijwilligerswerk deel te nemen.

 

Verzekeringen

Alle vrijwilligers en de beheerders worden door het dorpshuis verzekerd voor ongevallen en wettelijke aansprakelijkheid. Wij maken hierbij gebruik van de gemeentelijke vrijwilligersverzekering. In de voorwaarden van de verzekering is opgenomen dat te allen tijde een bijgewerkte lijst met de desbetreffende namen beschikbaar dient te zijn. Dit is nodig vanwege het aanvaarden van aansprakelijkheid bij schadegevallen (die claims voor het dorpshuis tot gevolg kunnen hebben) en ook vanwege eventuele ongevallen. De beheerders dragen zorg voor een bijgewerkte vrijwilligerslijst. Voor de wettelijke aansprakelijkheidsverzekering geldt voor goederen per gebeurtenis een eigen risico van € 50,-.

Als de vrijwilliger (door derden) aansprakelijk wordt gesteld voor schade die hij of zij, anders dan door grove schuld of opzet, in de uitoefening van de werkzaamheden heeft veroorzaakt, vergoedt de organisatie de schade namens de vrijwilliger, mits de vrijwilliger de beheerder of het bestuur meteen na het ontstaan van de schade heeft ingelicht, de aansprakelijkheid voor de schade niet heeft erkend en de afhandeling van de schade aan de organisatie overlaat.

De organisatie spreekt de vrijwilliger niet aan voor de schade die door de vrijwilliger in de uitoefening van zijn werkzaamheden aan de organisatie is toegebracht, tenzij er sprake is van grove schuld of opzet van de vrijwilliger. Als dat laatste het geval is kan de organisatie van haar recht op schadevergoeding slechts gebruik maken als zij uiterlijk binnen dertig dagen nadat de schade is geconstateerd dit de vrijwilliger schriftelijk heeft meegedeeld met het voornemen tot verhaal over de ontstane schade.

 

Adreswijziging

U dient wijziging van adres en telefoonnummer tijdig door te geven aan de beheerder.

 

Uitkeringsgerechtigden

Als u een werkloosheids- of arbeidsongeschiktheidsuitkering heeft mag u alleen vrijwilligerswerk verrichten met toestemming van de uitkeringsinstantie.  U dient,  indien uitkeringsgerechtigd, zelf met de uitkerende instantie in contact te treden. De organisatie is niet aansprakelijk voor mogelijke consequenties.

 

Scholing

Vrijwilligers kunnen een scholing volgen via Het Wapen van Reek. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een EHBO-cursus, opleiding Sociale hygiëne of Instructie verantwoord alcoholschenken. Als een vrijwilliger een andere scholing nodig acht kan de vrijwilliger dit aangeven bij het bestuur. Als de scholing binnen de missie van Het Wapen van Reek past kan deze met toestemming van het bestuur gevolgd worden. Eventuele kosten hieraan verbonden, kunnen in overleg met en naar het oordeel van het bestuur,  door de stichting worden gedragen.

 

Communicatie

Voor informatie over alle zaken die niet of onvoldoende in het Vrijwilligersbeleid beschreven staan kunt u terecht bij de beheerder of bij het bestuur.

De voor de uitoefening van het vrijwilligerswerk noodzakelijke begeleiding is de beheerder verantwoordelijk. Deze kan de begeleiding delegeren naar een vrijwilliger. Voorstel Bert Ariens:  één keer per jaar heeft de beheerster in het bijzijn van een bestuurslid met iedere vrijwilliger een evaluatiegesprek.

De stichting stelt de vrijwilliger in de gelegenheid tot het uitoefenen van invloed op het vrijwilligersbeleid van de stichting en inspraak over aangelegenheden die de overeengekomen werkzaamheden betreffen. De vrijwilliger krijgt hiertoe de mogelijkheid door deel te nemen aan de voor het uitoefenen van genoemde inspraak geëigende vrijwilligersvergaderingen.

De vrijwilliger kan klachten en geschillen over de overeengekomen werkzaamheden en werkomstandigheden voorleggen aan de stichting

 

Privacy

Het Wapen van Reek verwerkt persoonsgegevens. We houden ons daarbij aan de richtlijnen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Uw persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van de exploitatie van het dorpshuis, en ook het kenbaar maken en organiseren van activiteiten uit ons programma. Persoonsgegevens die worden verwerkt zijn: Naam, adres en woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, E-mailadres en geslacht. Deze persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor het uitbesteden van werkzaamheden ten behoeve van de exploitatie; bijvoorbeeld het verzorgen van de facturatie door een administratiekantoor. Persoonsgegevens worden dan verstrekt onder voorwaarde van vertrouwelijke behandeling. In alle overige gevallen worden persoonsgegevens uitsluitend na toestemming van de betreffende persoon aan derden ter hand gesteld. We nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik en ongeautoriseerde toegang tot de persoonsgegevens tegen te gaan. De persoonsgegevens worden bewaard op een beveiligde server met SSL-certificaat, dan wel op een met wachtwoord en viruspakket beveiligde plaats. De persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor degenen die daartoe zijn aangewezen. We bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor ze zijn verzameld. De verzameling van persoonsgegevens wordt beperkt tot het hoogstnoodzakelijke. U heeft het recht om uw persoonsgegevens die door ons zijn vastgelegd in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Een verzoek daartoe kunt u richten aan: bestuur Het Wapen van Reek.

 

Beëindiging van het vrijwilligerswerk.

• Op verzoek van de vrijwilliger is de stichting verplicht een getuigschrift te verstrekken waarin vermeld staat: de periode waarin de vrijwilliger werkzaamheden heeft verricht, de werkzaamheden die de vrijwilliger heeft verricht en, indien gewenst, de wijze waarop de vrijwilliger de werkzaamheden heeft uitgevoerd.
• Als u stopt met uw werk als vrijwilliger, bent u verplicht de sleutel in te leveren.
• Desgewenst vindt er een eindgesprek met het bestuur en/of de beheerder plaats.

 

Wij wensen u als vrijwilliger een bijzonder prettige en aangename tijd toe bij Het Wapen van Reek!!